AI-агент для анализа коммерческих предложений поставщиков

Проблема

Компания имеет дело с множеством поставщиков и регулярно получает коммерческие предложения на продукцию. Торговые оферты поступают в разных форматах: электронные письма, документы PDF, Excel-файлы, изображения или сообщения в мессенджерах.

До внедрения системы сотрудники отдела закупок должны были вручную открывать письма и сообщения, анализировать коммерческие оферты.

Это создавало ряд проблем:

• большое количество ручной работы;
• высока вероятность ошибок;
• отсутствие единой базы предложений;
• сложность анализа динамики цен

Нехватка структурированной аналитики затрудняла определение наиболее выгодных периодов закупки товаров.

Решение

Что делает AI-агент:

• самостоятельно анализирует входящие сообщения и вложенные файлы;
• определяет, является ли документ коммерческим предложением, устанавливает его формат;
• считывает данные о товарах, услугах и ценах;
• готовит структурированную информацию для последующей обработки в системе;
• добавляет информацию во внутреннюю CRM-систему компании. Каждое предложение поставщика привязывается к соответствующему товару в базе данных;
• формирует историю оферт по каждому товару;
• строит аналитические графики изменения цен.

Где используется AI-агент

Агент искусственного интеллекта работает внутри внутренней CRM-системы компании. Он интегрирован с такими каналами коммуникации, как:

1. еmail. Агент изучает письма с КП и вложенными файлами.
2. мессенджеры. Система обрабатывает сообщения поставщиков и документы. После получения уведомления AI запускает процесс анализа и извлечения данных.

Основной функционал AI-агента

Анализ коммерческих предложений

К агенту подключены электронные почты и мессенджеры компании. Система анализирует все входящие сообщения и определяет, является ли полученное письмо или документ коммерческим предложением или обычным сообщением. Если нет, агент ее игнорирует. Если же поступает КП, то система автоматически считывает с документа ключевые данные: название товара, цену, отправителя, дату и другую важную информацию. После этого данные структурируются и передаются во внутреннюю систему для дальнейшей обработки.

Таблица предложений по каждому товару

Для каждого продукта в CRM хранится таблица оферт поставщиков. В нем отображаются дата оферты, стоимость и название компании или имя партнера. Это позволяет видеть историю предложений и сравнивать контрагентов.

Распознавание различных форматов файлов

AI способен обрабатывать разные структуры вложенных документов: текстовые сообщения, PDF-документы, Excel-таблицы, изображения, сканы, фото. Система использует технологии обработки документов и OCR.

Интеграция с базой товаров CRM

В системе CRM хранится база данных товаров компании. После анализа коммерческой оферты AI-агент находит соответствующий предмет продаж в базе, добавляет новую оферту поставщика и обновляет историю предложений товара.

Автоматическое сопоставление товаров

Цифровой помощник самостоятельно сравнивает товары по коммерческому предложению с товарами в базе данных CRM. Если система не уверена в корректности сопоставления, то запускается процесс человеческой проверки. Сотрудник отдела закупок подтверждает или корректирует найденный товар.

Аналитика цен

По каждому товару система строит графики конфигурации цен. Аналитика включает минимальные и максимальные цены, динамику оферт, среднюю цену.

Анализ сезонности

На основе накопленной информации АИ может определить периоды выгодных закупок, сезонные изменения цен и долгосрочные тенденции стоимости товаров.

Путь клиента

Шаг 1. Поставщик отправляет КП через email или мессенджер.

Шаг 2. AI-агент получает уведомление и запускает процесс анализа.

Шаг 3. Система распознает содержимое сообщения и вложенных файлов.

Шаг 4. AI извлекает данные о товарах и ценах.

Шаг 5. Система сравнивает предметы продаж с базой данных CRM.

Шаг 6. Если сопоставление вызывает сомнения, то сотрудник должен подтвердить или заменить товар.

Шаг 7. Оферты поставщиков прилагаются к таблице предложений товара.

Шаг 8. Система обновляет статистику и графики цен.

Шаг 9. Отдел закупок использует аналитику для принятия решений о закупке.

Технологический стек

• Обработка документов на основе AI позволяет системе обрабатывать КП, выделять ключевые данные и структурировать информацию для работы в CRM.
• OCR-распознавание текста → позволяет работать с PDF-файлами, фотографиями и сканами торговых предложений.
• Обработка природного языка → помогают системе понимать содержание сообщений поставщиков, определять названия товаров и стоимость.
• Аналитика базы данных позволяют отслеживать динамику цен, формировать статистику и аналитические показатели.
• Облачная обработка данных обеспечивает стабильность работы системы и ее масштабируемость.
• Интеграция с CRM-системой → для автоматического добавления предложений поставщиков и обновления истории стоимости по товарам.
• Интеграция с email и мессенджерами → для автоматического получения сообщений поставщиков и вложенных файлов.
• OpenAI API → для изучения текстов ценовых оферт, распознавания информации и ее составления.
• Python (CRM) → язык программирования, на котором реализована логика работы AI-агента и интеграция с CRM-системой.

Бизнес ценность

1. Автоматизация отделки коммерческих предложений. AI анализирует входящие запросы поставщиков без участия работников.
2. Снижение погрузки на отдел закупки. Сотрудникам не нужно обрабатывать документы вручную и переносить данные.
3. Формирование базы предложений поставщиков. Компания получает системную историю оферт по каждому товару.
4. Аналитика закупочных цен. Отдел закупок может анализировать предложения партнеров и динамику цен.
5. Оптимизация закупок. Система позволяет определять наиболее выгодные периоды покупки товаров.
6. Повышение эффективности закупочного процесса. Решения о приобретении принимаются с учетом аналитических данных.

Результаты внедрения

Реализация AI-агента позволила автоматизировать обработку КП поставщиков и интегрировать этот процесс во внутреннюю систему CRM компании. Бизнес получил централизованную базу оферт по товарам и инструмент аналитики закупочных цен. Поэтому значительно сократился объем ручной работы отдела продаж и улучшилось качество принятия решений по торговле.

Хотите автоматизировать обработку коммерческих предложений и аналитику закупок?

Проанализируем ваши процессы, настроим обработку документов и внедрим AI-агента в CRM под задачи вашего бизнеса.

👉 Оставьте заявку – обсудим ваш проект.