AI-агент для аналізу комерційних пропозицій постачальників

Проблема

Компанія має справу з великою кількістю постачальників і регулярно отримує комерційні пропозиції на продукцію. Торгові оферти надходять у різних форматах: електронні листи, PDF-документи, Excel-файли, зображення чи повідомлення в месенджерах.

До впровадження системи співробітники відділу закупівель повинні були вручну відкривати листи та повідомлення, аналізувати комерційні оферти.

Це створювало низку проблем:

• велика кількість ручної роботи;
• висока ймовірність помилок;
• відсутність єдиної бази пропозицій;
• складність аналізу динаміки цін.

Нестача структурованої аналітики ускладнювала визначення найбільш вигідних періодів закупівлі товарів.

Рішення

Що робить AI-агент:

• самостійно аналізує вхідні повідомлення і вкладені файли;
• визначає, чи є документ комерційною пропозицією, встановлює її формат;
• зчитує дані про товари, послуги та ціни;
• готує структуровану інформацію для подальшої обробки в системі;
• додає інформацію у внутрішню CRM-систему компанії. Кожна пропозиція постачальника прив'язується до відповідного товару в базі даних;
• формує історію оферт по кожному товару;
• будує аналітичні графіки зміни цін.

Де використовується AI-агент

Агент штучного інтелекту працює всередині внутрішньої CRM-системи компанії. Він інтегрований із такими каналами комунікації, як:

1. еmail. Агент вивчає листи з КП та вкладеними файлами.
2. месенджери. Система обробляє повідомлення постачальників та прикріплені документи. Після отримання сповіщення AI запускає процес аналізу та вилучення даних.

Основний функціонал AI-агента

Аналіз комерційних пропозицій

До агента підключені електронні пошти та месенджери компанії. Система аналізує всі вхідні повідомлення та визначає, чи є отриманий лист або документ комерційною пропозицією, чи звичайним повідомленням. Якщо ні, агент її ігнорує. Якщо ж надходить КП, система автоматично зчитує з документа ключові дані: назву товару, ціну, відправника, дату та іншу важливу інформацію. Після цього дані структуруються та передаються у внутрішню систему для подальшої обробки.

Таблиця пропозицій щодо кожного товару

Для кожного товару у CRM зберігається таблиця оферт постачальників. У ній відображаються дата оферти, вартість та назва компанії або ім’я партнера. Це дозволяє бачити історію пропозицій та порівнювати контрагентів.

Розпізнавання різних форматів файлів

AI здатний обробляти різні структури вкладених документів: текстові повідомлення, PDF-документи, Excel-таблиці, зображення, скани, фото. Система використовує технології обробки документів та OCR.

Інтеграція з базою товарів CRM

У системі CRM зберігається база даних товарів компанії. Після аналізу комерційної оферти AI-агент знаходить відповідний предмет продажу в базі, додає нову оферту постачальника та оновлює історію пропозицій товару.

Автоматичне зіставлення товарів

Цифровий помічник самостійно порівнює товари з комерційної пропозиції із товарами у базі даних CRM. Якщо система не впевнена у коректності співставлення, запускається процес людської перевірки. Співробітник відділу закупівель підтверджує чи коригує знайдений товар.

Аналітика цін

За кожним товаром система будує графіки зміни цін. Аналітика включає мінімальні та максимальні ціни, динаміку оферт, середню ціну.

Аналіз сезонності

На основі накопиченої інформації АІ може визначити періоди найвигідніших закупівель, сезонні зміни цін та довгострокові тенденції вартості товарів.

Шлях клієнта

Крок 1. Постачальник відправляє КП через email або месенджер.

Крок 2. AI-агент отримує сповіщення та запускає процес аналізу.

Крок 3. Система розпізнає вміст повідомлення та вкладених файлів.

Крок 4. AI витягує дані про товари та ціни.

Крок 5. Система порівнює предмети продажу із базою даних CRM.

Крок 6. Якщо зіставлення викликає сумніви, співробітник повинен підтвердити чи замінити товар.

Крок 7. Оферти постачальників додаються до таблиці пропозицій товару.

Крок 8. Система оновлює статистику і графіки цін.

Крок 9. Відділ закупівель використовує аналітику для ухвалення рішень про закупівлю.

Технологічний стек

• Обробка документів на основі AI → дозволяють системі обробляти КП, виділяти ключові дані та структурувати інформацію для роботи в CRM.
• OCR-розпізнавання тексту → дає змогу працювати з PDF-файлами, фото і сканами торгових пропозицій.
• Обробка природної мови → допомагають системі розуміти зміст повідомлень постачальників, визначати назви товарів та вартість.
• Аналітика бази даних → дозволяють відстежувати динаміку цін, формувати статистику й аналітичні показники.
• Хмарна обробка даних → забезпечує стабільність роботи системи та її масштабованість.
• Інтеграція із CRM-системою → для автоматичного додавання пропозицій постачальників й оновлення історії вартості по товарах.
• Інтеграція з email та месенджерами → для автоматичного отримання повідомлень постачальників і вкладених файлів.
• OpenAI API → для вивчення текстів цінових оферт, розпізнавання інформації та її впорядкування.
• Python (CRM) → мова програмування, на якій реалізовано логіку роботи AI-агента та інтеграцію з CRM-системою.

Бізнес-цінність

1. Автоматизація обробки комерційних пропозицій. AI аналізує вхідні запити постачальників без участі працівників.
2. Зниження навантаження на відділ закупівлі. Співробітникам не потрібно вручну обробляти документи та переносити дані.
3. Формування бази пропозицій постачальників. Компанія отримує системну історію оферт щодо кожного товару.
4. Аналітика закупівельних цін. Відділ закупівель може аналізувати пропозиції партнерів і динаміку цін.
5. Оптимізація закупівель. Система дозволяє визначати найвигідніші періоди купівлі товарів.
6. Підвищення ефективності закупівельного процесу. Рішення про придбання приймаються з урахуванням аналітичних даних.

Результати впровадження

Реалізація AI-агента дозволила автоматизувати обробку КП постачальників та інтегрувати цей процес у внутрішню систему CRM компанії. Бізнес отримав централізовану базу оферт щодо товарів та інструмент аналітики закупівельних цін. Тому значно скоротився обсяг ручної роботи відділу продажів та покращилась якість прийняття рішень про торгівлю.

Бажаєте автоматизувати обробку комерційних пропозицій та аналітику закупівель?

Проаналізуємо ваші процеси, налаштуємо обробку документів та впровадимо AI-агента у CRM під завдання вашого бізнесу.

👉 Залишіть заявку – обговоримо ваш проєкт.