Smart Office

Smart Office – єдине цифрове середовище для управління офісом та бізнес-процесами. Вона поєднує CRM, ERP, документообіг, пошту, систему доступу, камери, кліматичне та інше обладнання. Штучний інтелект допомагає працювати з даними, відстежує події та виконує дозволені рутинні дії.

Коли системи працюють окремо, співробітники переносять дані вручну, шукають документи у різних джерелах та погоджують рішення у листуванні. Доступом до офісу та обладнанням керують через окремі програми. Керівнику доводиться збирати відомості з кількох систем, щоб зрозуміти, що відбувається в компанії та в самому офісі.

Smart Office пов'язує робочі процеси та інфраструктуру будівлі в одній системі.

Система допомагає співробітникам:

• знаходити інформацію про клієнтів, угоди, документи та запити;
• готувати чернетки документів, листів та відповідей за допомогою ШІ;
• оформляти запити на доступ до офісу та вирішувати питання, пов'язані з робочим простором;
• отримувати повідомлення про завдання, погодження та події обладнання;
• працювати з потрібними сервісами з комп'ютера чи телефону.

Система дозволяє керівнику:

• бачити актуальні показники, завдання та стан процесів в одному місці;
• контролювати доступ до офісу та отримувати інформацію про події системи безпеки;
• стежити за станом обладнання та інженерних систем, включаючи клімат;
• вчасно дізнаватися про збої, відхилення та питання, що потребують вирішення;
• призначати відповідальних та відстежувати виконання завдань.

CortexIntellect впроваджує Smart Office: вивчає процеси компанії, підбирає та постачає обладнання, виконує монтаж, інтегрує пристрої з CRM, ERP та поштою, налаштовує ШІ-агента та навчає команду. Наші інженери більше десяти років розробляють CRM та ERP та інтегрують обладнання. Одна команда відповідає за впровадження та підтримку після запуску.

У Smart Office можна впровадити ШІ-агента. Співробітник чи керівник ставить йому завдання звичайними словами – з комп'ютера чи телефону. Агент використовує відомості із підключених CRM, ERP, документів та систем будівлі, а дії виконує в межах наданих прав.

Приклади завдань для ШІ-агента:

• «Підготуй зведення по простроченим угодам, перевір документи на погодженні та признач завдання відповідальним».
• «Знайди останню версію договору з клієнтом та підготуй лист із коротким описом змін».
• «Перевір, які заявки на доступ до офісу очікують на рішення, і передай їх відповідальним».
• «Покажи події інженерних систем за сьогодні та повідомь, яке обладнання потребує уваги».

Агент збирає дані з потрібних джерел, пропонує або виконує дозволені дії та показує результат разом із історією своїх кроків. Питання, які потребують вирішення людини, він передає співробітнику.

Крім ШІ-агентів для Smart Office, CortexIntellect розробляє й інші рішення на основі штучного інтелекту. Докладніше на сторінці AI-розробки.

Спочатку вивчаємо процеси компанії, діючі програми та обладнання офісу. Визначаємо, де працівники виконують роботу вручну, які системи потрібно зв'язати та які сценарії принесуть найбільшу користь. За підсумками складаємо план впровадження та запускаємо інтеграцію поетапно, щоб не зупиняти роботу компанії.

CortexIntellect відповідає за весь цикл проекту:

1. Проектування. Обстежуємо приміщення, описуємо робочі сценарії та плануємо інфраструктуру.
2. Оснащення. Підбираємо, поставляємо та встановлюємо розумні пристрої для контролю доступу, відеоспостереження, управління кліматом, бронювання переговорних та моніторингу інженерних систем. Залежно від завдань це можуть бути термінали та турнікети, електронні замки, зчитувачі карт та QR-кодів, IP-камери, датчики та панелі бронювання.
3. Інтеграція. Підключаємо обладнання до робочих процесів, пошти, документообігу та діючих систем компанії. При необхідності розробляємо CRM та ERP під завдання бізнесу, створюємо необхідні програмні модулі та налаштовуємо ШІ-агента. Кожен пристрій включаємо до конкретного робочого сценарію.
4. Запуск та підтримка. Перевіряємо роботу системи, навчаємо співробітників та супроводжуємо рішення після впровадження.

Якщо готові рішення не підходять, розробляємо обладнання та програмні компоненти під завдання проекту. Вже встановлене обладнання по можливості зберігаємо: перевіряємо сумісність і підключаємо його через протоколи, що підтримуються, і API.

Дані компанії пов'язані, а робоче місце кожного співробітника відповідає його завданням і правам доступу . При впровадженні ми проектуємо інтерфейси для конкретних ролей від керівника до адміністратора ресепшен:

• Керівник бачить показники, завдання команди, стан приміщень та обладнання, а також питання, які виділив ШІ.
• Менеджер працює з угодами, погодженнями та документами.
• Співробітник отримує свої завдання та доступ лише до потрібних даних.

Інтерфейси доступні на відповідних пристроях - комп'ютері, панелі або смартфоні. Права доступу, маршрути погодження, заміщення на час відпустки та історія дій задаються за правилами компанії. Повідомлення надходять до системи, пошти, месенджера або на телефон. При зміні процесів ролі та робочі екрани можна переналаштувати.

Програмна частина Smart Office пов'язує бізнес-системи з офісним обладнанням. Дані про клієнтів, документи та завдання доповнюються подіями системи доступу, датчиків та інших пристроїв. CortexIntellect більше десяти років розробляє CRM та ERP: ми можемо створити нові компоненти, доопрацювати діючі системи або об'єднати продукти, якими компанія вже користується.

У програмну основу Smart Office можуть входити:

• CRM для продажу та сервісу. Зберігає відомості про клієнтів, угоди та звернення, допомагає вести завдання, готувати документи та аналізувати продажі.
• ERP для керування компанією. Об'єднує дані про фінанси, бюджети, закупівлі, запаси, договори та проекти. AI-агент отримує доручення звичайними словами: шукає відомості, готує документи та зведення, створює завдання. Агент діє у межах наданих прав і зберігає історію дій. При необхідності додаємо розпізнавання документів, розшифрування дзвінків та виявлення відхилень.
• Документообіг. Допомагає заповнювати шаблони, погоджувати документи та зберігати їх у архіві з пошуком, версіями та історією рішень. За потреби підключаємо електронний підпис.
• Портали та особисті кабінети. Надають клієнтам, постачальникам та співробітникам доступ до потрібних їм замовлень, документів, заявок та внутрішніх сервісів.
• Мобільні програми та PWA. Дозволяють працювати із завданнями, погодженнями, показниками та повідомленнями з телефону. При необхідності додаємо мобільні пропуски та сканування кодів.Інтеграції. Поєднують Smart Office з поштою, календарями, месенджерами, телефонією, обліковими системами, банками та BI-сервісами. Події обладнання можуть запускати дії в бізнес-системах.

Склад Smart Office визначається потребами компанії. До нього можна включити лише необхідні компоненти, а потім додавати, замінювати або виключати їх у міру зміни завдань.